Про производственную цепочку, тавтологию и передачу смысла

Как описать, что есть у конкретной вещи? Например, как описать то, что помещается на первом экране у взятого наугад сайта?

Первая секция, шапка, интро, верхний блок, заставка, первый слайд, начальный раздел, вон тот слой, та ячейка, этот хэдер, первая строка. Сколько синонимов!

А как описать все что угодно? Универсальными словами: штука, хренотень, фиговина, говняшка.

И как вас поймет тот, кто принимает сигнал? Что он поймет в условиях мультитаскинга, со своим культурным и техническим бэкраундом, представлением о прекрасном, со знанием или незнанием терминов, со специфическим или отсутствующим чувством юмора, когда проект третий за день среди подобных?

Сегодня мы поговорим о передаче смыслов. У нашего бойца офисного фронта половина времени уходит на упаковку труда. В менеджерской практике царят слова.

Как донести сообщение или задачу

• Договоритесь о терминах. Если передаете сложносочиненное сообщение — введите и разъясните термины, например: секция, раздел, блок, слой; креатив, баннер, ки вижуал; скетч, прототип, принципиальная схема.
• Используйте тавтологию. Если в тексте введен герой «синий блок», то пусть он таким и остается на протяжении сообщения. До отправки сообщения проверьте текст на наличие местоимений и замените их существительными.
• Используйте выделения, заголовки, структуру, нумерованные списки, если задач несколько. Добивайтесь ответов по каждому пункту.
• Проверьте места, которые трактуются неоднозначно.
• Ответьте на вопросы что-где-когда-как-кто сразу в задаче, приложите необходимые материалы, расскажите о контексте. Возьмите за правило называть задачу с глагола.
• Используйте один канал для приема и постановки задач. Только один на каждого получателя сообщений. Например, принимаем от клиента по почте, ставим исполнителю в Бейскампе.
• Изучайте друг друга, чтобы понимать с полуслова.

Что делать если заказчик ставит задачи непонятно?

• Прочесть еще раз. И еще раз. И еще раз.
• Домыслить и рассмотреть варианты решений.
• Ответить уточняющим сообщением, задав структуру сообщения, временные рамки и термины.
• Если надо уточнить и в ответ получить «да» или «нет», сформулируйте вопрос именно так.

На месте заказчика, а не исполнителя, задача может формулироваться расплывчато, потому что он вправе требовать решения хитрых задач, которые еще не вызрели.

Как проверить, что ставить задачи получается?

• Если перестали переспрашивать. Уточнения уместны, это не поражение или трагедия. Если переспрашивания о том, что содержится в сообщении, продолжаются, то проблема в настройке канала коммуникации, нехватке времени, проблеме процесса или когнитивных способностях собеседника.
• В сообщения можно расставлять триггеры, на которые должна последовать реакция, например, юмор или явную дезинформацию. Если получатель прореагировал, значит точно прочел и подумал.
• Бейскамп и Гмейл умеют автоматически отслеживать ясные структурированные задачи и письма и помечать их лейблами «мастер-задача» и «письмо-чемпион», их можно сохранить в шаблоны.

Хорошие примеры частей сообщений

• розовый зафиксированный блок в правом нижнем углу
• серый блок в подвале, который примыкает к нижней кромке браузера
• большая картинка профиля чувака

Плохой пример сообщения, пример для дизайнеров

«Готово». В сложной задаче не бывает ответа «готово». Люди не видят что шрифт стал меньше на 2 пункта, а цвет теперь более серый. Я не вижу и не догадываюсь.

Бюрократия

Это не бюрократия. Потраченное время на конкретизацию обернется выигрышем, так как не будет дискоммуникации, потери времени и буллщита.

Вот как легко насобирать время, которое выбрасывается в корзину: пропустили, утвердили, поняли, что надо доделать, описали, пнули исполнителя, ждем, ждем, пнули исполнителя, написали в личку, позвонили, нервничаем, правим, решаем забить на половину, забиваем, правим, выкатываем. Дети дома плачут, где же папа, собака не гуляна и уж не до книжки.

«Как лучше»

Всегда есть «как лучше» и всегда можно внести правки. Но чтобы выйти на этот уровень без потерь, надо не растерять силы, запал, бодрость духа, чтобы посмотреть на дело свысока, а не исподлобья. Правки на правки на правки, которых могло не быть, которые являются порождением твоих собственных рук, которые прожигают твою жизнь, которые создают ощущение деловитости и усталости, которые оправдывают следующие циклы того же самого.

Как на самом деле лучше

• Иметь смелость, чтобы вовремя забить на то, что потеряло смысл.
• Слушать здравый смысл, чтобы остановиться в фантазиях по превращению проекта в космолет.
• Суметь полюбить то, что получается. А если полюбить не получается, то есть вот такой секрет: проект перестает быть буллщитом когда ты помогаешь с проектом конкретному человеку.

Попутный продукт совместной деятельности — человеческие отношения. Баннеры останутся в прошлом, а сервис, который оказываешь людям, атмосфера и настрой — навсегда. Настоящие заказчики всегда рядом с вами. Окажется, что процессы, возникающие при выполнении задач, часто важнее самих целей. И в рамках этих процессов вы оказываете сервис, передавая дело по цепочке, стараясь выжать максимум от этапа, за который отвечаете.

Зачем я все это прочитал

Подобный подход можно применить к самому себе, к задачам, где ты сам и заказчик, и менеджер, и исполнитель. «Хочу изучить английский» — задача без конкретики, хороший менеджер-в-себе не даст ход буллщиту. «Хочу писать в блог» — давай-ка решим, когда, о чем, какими силами, зачем и приступим.

А сам ты что

Формулировка поста, который вы прочли, заняла три дня. В жизни я ставил тысячи задач, тратя на них от 1 минуты до 1 дня. Я плохо формулирую мысли вслух и до сих пор тренируюсь формулировать письменно. Но я думаю о том, как сделать жизнь читающих таски легче, каждый раз, как в первый раз.

Материалов по теме примерно миллиард, и если сфокусироваться на теме изучения, то моментально подходящие мысли посыплются как из ведра, вот, например, что появилось на моих радарах только на этой неделе:

• свежий Король: «Как я начинаю работу над каждым проектом»
• Media Skunk: «Главное умение продакт-менеджера»
• Nimax: как ставить задачи?

Вот что я думаю про одну из ежедневных задач менеджера о передаче знания, принятых решений, выработанных концепций.

✋