Про производственную цепочку, тавтологию и передачу смысла

Как описать, что есть у конкретной вещи? Например, как описать то, что помещается на первом экране у взятого наугад сайта?

Первая секция, шапка, интро, верхний блок, заставка, первый слайд, начальный раздел, вон тот слой, та ячейка, этот хэдер, первая строка. Сколько синонимов!

А как описать все что угодно? Универсальными словами: штука, хренотень, фиговина, говняшка.

И как вас поймет тот, кто принимает сигнал? Что он поймет в условиях мультитаскинга, со своим культурным и техническим бэкраундом, представлением о прекрасном, со знанием или незнанием терминов, со специфическим или отсутствующим чувством юмора, когда проект третий за день среди подобных?

Сегодня мы поговорим о передаче смыслов. У нашего бойца офисного фронта половина времени уходит на упаковку труда. В менеджерской практике царят слова.

Как донести сообщение или задачу

Договоритесь о терминах. Если передаете сложносочиненное сообщение — введите и разъясните термины, например: секция, раздел, блок, слой; креатив, баннер, ки вижуал; скетч, прототип, принципиальная схема.
Используйте тавтологию. Если в тексте введен герой «синий блок», то пусть он таким и остается на протяжении сообщения. До отправки сообщения проверьте текст на наличие местоимений и замените их существительными.
Используйте выделения, заголовки, структуру, нумерованные списки, если задач несколько. Добивайтесь ответов по каждому пункту.
Проверьте места, которые трактуются неоднозначно.
Ответьте на вопросы что-где-когда-как-кто сразу в задаче, приложите необходимые материалы, расскажите о контексте. Возьмите за правило называть задачу с глагола.
Используйте один канал для приема и постановки задач. Только один на каждого получателя сообщений. Например, принимаем от клиента по почте, ставим исполнителю в Бейскампе.
Изучайте друг друга, чтобы понимать с полуслова.

Что делать если заказчик ставит задачи непонятно?

Прочесть еще раз. И еще раз. И еще раз.
Домыслить и рассмотреть варианты решений.
Ответить уточняющим сообщением, задав структуру сообщения, временные рамки и термины.
Если надо уточнить и в ответ получить «да» или «нет», сформулируйте вопрос именно так.

На месте заказчика, а не исполнителя, задача может формулироваться расплывчато, потому что он вправе требовать решения хитрых задач, которые еще не вызрели.

Как проверить, что ставить задачи получается?

Если перестали переспрашивать. Уточнения уместны, это не поражение или трагедия. Если переспрашивания о том, что содержится в сообщении, продолжаются, то проблема в настройке канала коммуникации, нехватке времени, проблеме процесса или когнитивных способностях собеседника.
В сообщения можно расставлять триггеры, на которые должна последовать реакция, например, юмор или явную дезинформацию. Если получатель прореагировал, значит точно прочел и подумал.
Бейскамп и Гмейл умеют автоматически отслеживать ясные структурированные задачи и письма и помечать их лейблами «мастер-задача» и «письмо-чемпион», их можно сохранить в шаблоны.

Хорошие примеры частей сообщений

розовый зафиксированный блок в правом нижнем углу
серый блок в подвале, который примыкает к нижней кромке браузера
большая картинка профиля чувака

Плохой пример сообщения, пример для дизайнеров

«Готово». В сложной задаче не бывает ответа «готово». Люди не видят что шрифт стал меньше на 2 пункта, а цвет теперь более серый. Я не вижу и не догадываюсь.

Бюрократия

Это не бюрократия. Потраченное время на конкретизацию обернется выигрышем, так как не будет дискоммуникации, потери времени и буллщита.

Задачи нормального человека

Вот как легко насобирать время, которое выбрасывается в корзину: пропустили, утвердили, поняли, что надо доделать, описали, пнули исполнителя, ждем, ждем, пнули исполнителя, написали в личку, позвонили, нервничаем, правим, решаем забить на половину, забиваем, правим, выкатываем. Дети дома плачут, где же папа, собака не гуляна и уж не до книжки.

Задачи курильщика

«Как лучше»

Всегда есть «как лучше» и всегда можно внести правки. Но чтобы выйти на этот уровень без потерь, надо не растерять силы, запал, бодрость духа, чтобы посмотреть на дело свысока, а не исподлобья. Правки на правки на правки, которых могло не быть, которые являются порождением твоих собственных рук, которые прожигают твою жизнь, которые создают ощущение деловитости и усталости, которые оправдывают следующие циклы того же самого.

Как на самом деле лучше

Иметь смелость, чтобы вовремя забить на то, что потеряло смысл.
Слушать здравый смысл, чтобы остановиться в фантазиях по превращению проекта в космолет.
Суметь полюбить то, что получается. А если полюбить не получается, то есть вот такой секрет: проект перестает быть буллщитом когда ты помогаешь с проектом конкретному человеку.

Попутный продукт совместной деятельности — человеческие отношения. Баннеры останутся в прошлом, а сервис, который оказываешь людям, атмосфера и настрой — навсегда. Настоящие заказчики всегда рядом с вами. Окажется, что процессы, возникающие при выполнении задач, часто важнее самих целей. И в рамках этих процессов вы оказываете сервис, передавая дело по цепочке, стараясь выжать максимум от этапа, за который отвечаете.

Зачем я все это прочитал

Подобный подход можно применить к самому себе, к задачам, где ты сам и заказчик, и менеджер, и исполнитель. «Хочу изучить английский» — задача без конкретики, хороший менеджер-в-себе не даст ход буллщиту. «Хочу писать в блог» — давай-ка решим, когда, о чем, какими силами, зачем и приступим.

А сам ты что

Формулировка поста, который вы прочли, заняла три дня. В жизни я ставил тысячи задач, тратя на них от 1 минуты до 1 дня. Я плохо формулирую мысли вслух и до сих пор тренируюсь формулировать письменно. Но я думаю о том, как сделать жизнь читающих таски легче, каждый раз, как в первый раз.

Материалов по теме примерно миллиард, и если сфокусироваться на теме изучения, то моментально подходящие мысли посыплются как из ведра, вот, например, что появилось на моих радарах только на этой неделе:

Вот что я думаю про одну из ежедневных задач менеджера о передаче знания, принятых решений, выработанных концепций.

✋

Прежде, чем мы начнем